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項目管理體系建設奠定組織項目管理成功基礎
來源:易卓項管 編者:Sylvia 瀏覽量:3761 文字大小: 【小】 【中】 【大】

隨著人們對項目及項目管理認識的逐步深入,越來越多的企業組織了項目管理培訓,越來越多的人參加了項目管理的學習,但我們還經常會聽到這樣的聲音:這套方法確實很好,但在我們單位也僅僅限于局部項目管理方法的應用,很難取得預期的效果。為什么?因為“缺少項目管理的環境”!


我們需要一個什么樣的環境呢?簡單的說,就是企業必須擁有一套適合的項目管理體系(project management methodology),一套可以讓項目經理執行工作的項目管理機制(project management mechanism)。


項目管理體系建設就是在企業建立一套項目管理的標準方法,并與企業的業務流程集成在一起,形成以項目管理為核心的運營管理體系。它是企業有組織地放棄、有組織地持續改進(包括產品、服務、生產流程、市場營銷等方面),有計劃地挖掘成功經驗和系統化管理創新的重要手段;它用系統化的思維方式,綜合企業項目管理中涉及到的多項目管理、項目群管理和單項目管理的不同課題,融入企業項目管理策略和方法,規范項目的工作流程、操作規則及操作方法,為項目考核評價奠定了基礎。


建立項目管理體系,就是要建立支持項目管理的組織體系和企業環境。因此項目管理體系不僅要為企業帶來體系化的項目管理理念,而且要為企業帶來可視化的項目管理工具、動態化的過程控制方法以及程序化的項目作業流程。它不僅能夠解決企業多項目如何決策控制、多項目如何考核評價等等問題,而且可以指導項目經理制定高效的項目計劃、有效地進行項目監控,以最終確保項目目標的有效實現。同時,明晰的過程規范可以作為項目成員的工作指導依據、明晰的操作模板、工作實施準則、明晰的責任權利、工作考核基礎。這所有的一切,都為項目的成功實施奠定了基礎。


項目管理手冊----項目管理體系的有效保障


目前,大部分組織缺乏完整的項目管理體系。由于缺少系統性,項目管理流和業務流分離,往往顧此失彼,矛盾此起彼伏,項目經理和公司領導成為消防隊員,責權不明,協調不暢,常常陷于項目經理無法、公司管理層無奈、項目成員無從的狀態,給項目成功實施帶來了潛在的風險。項目管理方法和業務流程相互配合,在實踐中進行優化,將全面增加企業項目成功的機會,也使企業的相關部門以項目為導向,步調一致。


項目管理體系建設的重要表現形式――項目管理手冊,是組織規范其標準管理過程的方法,可以說是企業項目管理的靈魂。建立高效、可操作的項目管理手冊,是目前很多企業領導的企盼。以下簡要介紹項目管理手冊編制的目的和基本方法。


目的很簡單,就是為項目目標的實現提供質量保證,通過正確的決策、高效的流程、標準的操作、可控的過程,確保項目的有效實施,為企業創造良好社會效益和經濟效益。直觀的看,項目管理手冊可以為項目實施提供以下幫助:

1、 規范并指導管理過程:無論是有經驗的項目經理、項目團隊成員,還是公司級項目管理人員,都需要將項目管理手冊作為實施大綱,都需要遵循項目管理程序實施操作,所以說項目管理手冊是項目管理人員和團隊成員的備忘錄;

2、 一致的項目管理方法:組織中用一種方法管理項目,不僅有助于項目間的協調,而且有助于資源調配和項目考核評價;

3、 通用的項目管理術語:用通用的術語,不僅減少了溝通的復雜性,而且減少了由于缺乏對術語的理解而帶來的管理問題;

4、 方便的新員工培訓:遵循項目管理手冊實施,不僅會增強新員工對整個過程的理解,而且可以指導新員工規范操作,避免由此帶來的風險;

5、 可展示的質量保證:項目管理手冊是項目管理最佳實踐的證據,是企業項目管理能力的體現;

6、 積累過程經驗:項目管理手冊的持續改進,不僅可以為企業積累成功的過程管理經驗,逐步達到用最優的思路、最佳的流程、最高的效率實現預定目標的目的,而且它還有助于項目經理、管理人員和工程師借鑒過去的成功經驗,避開導致失敗的陷阱,從而提升組織的項目管理能力。


項目管理手冊編制的框架方法是描述項目輸入轉變為輸出的過程。通過項目生命周期定義過程,定義組織如何將項目看作一個整體來處理,定義各職能部門如何對過程起到幫助作用。通過項目管理過程、項目實施支撐、項目監控方法及項目作業指導,將組織的標準項目生命周期作為核心,將項目管理的理念、工具方法作為支撐,系統化地將項目管理理論及產品要求融入到具體的操作實踐過程中。具體包括以下主要內容:

1、 項目過程控制總體思路包括企業項目實施策略、產品各階段控制思路及過程控制方法等;
2、 輸入和輸出的要素包括數據和信息、計劃和報告、風險及可以交付的成果等;
3、 過程控制包括工作流程,工作方法、操作規則和作業指導;
4、 職責包括職能部門和角色對項目階段和實施步驟的貢獻。


在項目管理手冊實施過程中最大的難點就是:如何將項目管理方法與企業的業務流程集成起來,從而建立以項目管理為核心的業務流程,而此業務流程又是基于項目管理的過程所設定的。


項目管理信息系統----項目管理體系的有效支撐


項目管理信息系統(Project Management Information System,PMIS)就是通過計算機網絡系統,收集和處理項目過程數據,實現項目信息的記錄、信息的有效傳遞以及項目數據的綜合處理等功能,為項目利益相關者提供決策基礎和依據,為企業項目管理提供有力的支持。借助項目管理信息系統,不僅可以固化項目過程控制程序,簡化管理過程提高工作效率,而且通過企業級項目過程數據庫和項目資源數據庫的建立,使項目估算更準確、使資源調配更容易、使項目決策更科學。借助計算機網絡的強大功能,不僅可以預知項目實施過程中存在的風險,及時調整和糾偏,以達到最佳控制效果,而且可以方便實現異地、無紙化辦公,使團隊成員的溝通更方便、信息交流更流暢,項目過程追溯更容易,為項目的合理評價、團隊成員的業績考核提供幫助。


項目管理信息系統,可以及時綜合項目信息,能夠提供實時的、精確的項目數據,為項目的管理工作提供一致性、共同的語言和共同的過程,并且能夠對進度計劃、工作完成情況和預測做出更新,因此它在給項目經理帶來工作方便之時,也在無形中提高了組織的項目管理能力。


在企業項目管理信息系統的建設過程中需要注意以下問題:

1。 功能和結構應當與企業組織整體機制相適應;
2。 操作流程應當符合項目管理的基本方法和企業項目管理方法,同組織的項目政策、程序、指導方針相一致;
3。 簡單易學,便于各級各類人員使用,便于提高項目管理人員的能力;
4。 具備開放性,便于和其他系統功能整合,容易升級;
5。 能滿足不同利益相關者的需要。


實用的項目管理體系建設方法

鑒于項目管理體系不僅涉及到企業項目管理策略和思路,而且牽扯到具體的項目管理操作方法以及特殊情況的應對辦法。就好比一個城市交通的正常運行,不僅需要有明確的交通規則,還需要有交通規劃(我們簡稱修路)和操作實施細則(獎懲條例),明確的角色和職責(警察、行者等),除此之外,還需要有特殊情況的應對機制。哪條路允許行,哪條路禁止走,哪條路應該寬,哪條路應該快;遇到交通堵塞了應該如何處理,遇到緊急情況應該如何應對等等問題都需要統籌安排考慮,所以我們說項目管理體系建設是個系統工程。


第一階段:調研訪談、全員培訓

建立項目管理體系,不僅要引入國際項目管理理念、工具方法,更重要的是深入的調研訪談,結合企業實際,制定一套切實可行的、科學的、可操作的管理流程和規范,除此之外,統一思想和認識、確保組織成員使用共同的項目管理語言和思維方式是成功建立體系的基礎。


第二階段:設計實施、注重溝通

設計實施的關鍵是總體思路。明晰組織項目管理的特點(行業特點、項目生命周期等),確定組織項目管理的實施策略(組織策略、考核評價策略、授權策略、資源配置策略以及項目支持策略等),構架項目管理手冊總體架構(文件結構、文件名、文件指針等),確定項目實施限定條件(行業規范、操作規則等)……在這個過程中,還需要注意大量的溝通:體系建設者必須保持與企業領導的有效溝通、與項目管理專家的有效溝通、與技術專家的有效溝通、與企業員工的有效溝通……另外清晰的文件框架結構,圖示化的工作流程、簡練的語言描述、清晰的操作表單,有助于執行者正確的理解。只有這樣,才能確保建立的體系可以理論與實際相結合、項目管理流與業務流相結合,才具有先進性、指導性和可操作性。


第三階段:發布運行、持續改進

項目管理體系建設不僅是一個復雜的系統工程,而且是一個產品。所以它本身需要經過發布試運行、運行以及持續改進的過程。新的體系的導入,必定帶來新的管理理念、新的工作模式和工作方法。如何使大家盡快理解并在自己的工作中貫徹是本階段的重要工作。組織宣貫是統一思想、指導運行的有效方法之一。這一階段的主要任務是培養并建立組織的項目管理綜合能力,使組織具有良好的造血機制,以便能夠應對風險和持續改進。


建立企業級項目管理體系,這本身就是一個項目。目前該項目的實施一般采取自建、委托建設和聯合小組三種方式。所謂自建,就是企業配備相應的管理人員,成立項目管理體系建設小組,在深入學習、理解了國際項目管理理念、方法工具的基礎上,結合企業實際實施體系建設項目;所謂委托建設方式,就是借助企業外力(咨詢公司等),借助項目管理專家的專業技術和對國際成功經驗的理解,通過對企業實際情況的訪談調研,為企業量身定制一套符合國際標準的、適合企業發展的、融合行業成功經驗的、簡單易行的項目管理體系。所謂聯合小組,就是在委托建設的同時,企業成員加入到項目團隊,參與體系建設過程中的實際工作,共同完成企業項目管理體系建設的任務。企業需要根據自己的實際情況選擇適用的實施方式。但無論采用哪種方式,都需要將“項目管理體系建設”做實。


在社會分工日益細化的今天,“向管理要效益”是企業獲取和保持競爭優勢的重要手段。項目管理的理念、技術、方法與工具的完美結合,為企業成功奠定了良好的基礎,它不僅為項目提供了標準操作流程和團隊工作語言,而且從根本上改變和提升了管理人員的思維方式,達到了節約時間、降低成本、明確責任、合理利用資源、有效控制各類風險的目的。項目管理手冊作為企業項目管理的根本大法,其舉足輕重的作用不可忽視。項目管理信息系統作為先進的管理工具,對企業項目管理帶來了有效的支撐。所以我們有理由相信:易操作的項目管理手冊加上先進的項目管理信息系統,可以建成高效的企業項目管理體系,可以輔助企業成就未來。





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